Aby zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zostało zwołane w sposób zgodny z prawem wówczas decyzja o jego zwołaniu musi zostać podjęta przez uprawniony do tego organ, a o jego odbyciu wspólnicy powinni zostać zawiadomieni w prawidłowy sposób i we właściwym terminie.

Zgromadzenie wspólników powinno zostać zwołane nie później niż dwa tygodnie przed dniem planowanego spotkania. W tej kwestii najistotniejsza jest data wysłania zaproszeń do udziału w zgromadzeniu. Znaczenia nie ma natomiast data podjęcia uchwały o zwołaniu zgromadzenia, jak również data w którym zaproszenie dotrze do wspólnika. Dopuszczalna jest również sytuacja w której zaproszenie nie dotrze do niego nawet przed dniem zgromadzenia.

Podczas obliczania terminu zgromadzenia należy być jednak bardzo ostrożnym. Trzeba podkreślić, że 2 tygodniowy termin musi upłynąć z końcem dnia, który potwierdza dzień planowanego zgromadzenia, a nie w dniu, w którym zgromadzenie ma się odbyć.