Dokumentacja spółki powinna zostać zachowana przez określony czas, aby w razie konieczności pracownicy oraz wspólnicy mogli z niej skorzystać. Dokumenty powinny być przechowywane przez okres 5 lat. Dokumentację spółki oddaje się na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub uchwale wspólników. W przypadku, gdy nikt nie chce mieć na sobie tej odpowiedzialności związanej z przechowywaniem dokumentów to sąd jest zobowiązany do wyznaczenia konkretnej osoby.

Przekazanie dokumentów spółki powinno być potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym.

Czy można zabrać dokumentację za granicę?
Istnieje możliwość przechowywania ksiąg handlowych za granicą pod warunkiem, że urząd skarbowy zostanie powiadomiony o miejscu ich przechowywania. W przypadku kontroli obowiązkiem jest ich udostępnienie – często dokumenty trzeba dostarczyć do siedziby spółki lub innego miejsca na terenie Polski (uzgodnionego wcześniej z kontrolującymi).
KPIR, ewidencje oraz rejestry prowadzone do celów podatkowych należy przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego – najczęściej jest to 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Kadry i płace powinny zostać zachowane przez 5 lat.