Przepisy prawa określają termin i sposób, w jaki należy poinformować wspólników o planowanym zwołaniu zgromadzenia. Najpóźniej na 2 tygodnie przed zgromadzeniem należy rozesłać do wspólników zaproszenie z informacją o terminie, miejscu i porządku obrad,
Zdarzają się jednak sytuacje, w których pojawia się potrzeba niespodziewanego zorganizowania spotkania udziałowców. Przykładem takiej sytuacji jest nagła konieczność uzyskania pozwolenia na dokonanie jakiejś prostej czynności prawnej przez spółkę.
Aby na takim spotkaniu było możliwe skuteczne podejmowanie uchwał, muszą zostać spełnione dwa warunki.

1. 100% FREKWENCJA

Aby zgromadzenie mogło obradować, muszą w nim uczestniczyć wspólnicy dysponujący wszystkimi udziałami w kapitale. Nie muszą oni stawić się osobiście, mogą w swoim zastępstwie oddelegować pełnomocników.

2. BRAK SPRZECIWU

Jeśli uchwały mają być skuteczne, żaden ze wspólników nie zgłosi swojego sprzeciwu co do samego terminu czy sposobu zwołania zgromadzenia. Dodatkowo wspólnicy nie mogą zgłosić sprzeciwu co do porządku obrad lub jego części czyli nawet jednej, konkretnej uchwały.