Rozwiązana spółka – dokumentacja

Dokumentacja spółki powinna zostać zachowana przez określony czas, aby w razie konieczności pracownicy oraz wspólnicy mogli z niej skorzystać. Dokumenty powinny być przechowywane przez okres 5 lat. Dokumentację spółki oddaje się na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub uchwale wspólników. W przypadku, gdy nikt nie chce mieć na sobie tej odpowiedzialności związanej z przechowywaniem dokumentów to sąd jest zobowiązany do wyznaczenia konkretnej osoby.

Przekazanie dokumentów spółki powinno być potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym.

Czy można zabrać dokumentację za granicę?
Istnieje możliwość przechowywania ksiąg handlowych za granicą pod warunkiem, że urząd skarbowy zostanie powiadomiony o miejscu ich przechowywania. W przypadku kontroli obowiązkiem jest ich udostępnienie – często dokumenty trzeba dostarczyć do siedziby spółki lub innego miejsca na terenie Polski (uzgodnionego wcześniej z kontrolującymi).
KPIR, ewidencje oraz rejestry prowadzone do celów podatkowych należy przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego – najczęściej jest to 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Kadry i płace powinny zostać zachowane przez 5 lat.

Prawo kontroli wspólnika

GOTOWE SPÓŁKI – ZAŁÓŻ Z NAMI BIZNES!
****

Wspólnik posiadający prawo kontroli ma możliwość wglądu do ksiąg i dokumentów spółki oraz sporządzania bilansu użytku lub żądania wyjaśnień od zarządu w jego kwestii. Zarząd zaś może odmówić wglądu do dokumentów spółki pod warunkiem, że istnieją podejrzenia o niewłaściwym wykorzystaniu informacji w sposób sprzeczny z interesem podmiotu.
Jeżeli wspólnik potrzebuje jakichkolwiek wyjaśnień od zarządu to może realizować to żądanie w formie pisemnej lub ustnej.

Nie ma możliwości, aby osoba, która posiada upoważnienie od wspólnika miała wgląd do dokumentacji spółki.

Prawo wspólnika powinno być realizowane w godzinach urzędowania spółki podejmowane przez niego działania zakłócają prawidłowe jej funkcjonowanie.

Na co zwrócić uwagę przed założeniem spółki?

Chcąc założyć własną działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, wcześniej należy sprawdzić i uporządkować kilka kwestii, które znać powinien każdy, kto chce zarejestrować własną spółkę.

Pierwszą z tych kwestii jest małżeńska wspólnota majątkowa. Wiążę się to z tym, że w spółce z o.o. odpowiedzialność członków zarządu dotyczy całego majątku spółki, jak i prywatnego majątku przedsiębiorcy. W związku z tym bardzo istotne jest, aby odpowiednie ustalić, kto będzie odpowiedzialny za zarządzanie spółką, a kto za dysponowanie majątkiem. Odpowiedzialne jest zorganizowanie majątku rodzinnego, aby ograniczyć szanse na ewentualne ryzyko jego uszczuplenia w przypadku zadłużenia. Dodatkowo warto zastanowić się nad rozdzielnością majątkową łącznie z przeniesieniem majątku osobistego na współmałżonka, który nie będzie pełnił żadnej funkcji w zarządzie spółki.

Kolejna kwestia dotyczy ostatniej woli, a mianowicie odpowiednie ustanowienie zapisu windykacyjnego udziałów.

Trzecią i już ostatnią kwestią, o którą warto zadbać jest zabezpieczenie przed wierzycielami. W tym celu warto zatrudnić zaufanego powiernika, co pozwoli na to, aby wierzyciel nie miał możliwości zajęcia wszystkich udziałów.

Sprawdź również: KIEDY ZWOŁAĆ ZGROMADZENIE WSPÓLNIKÓW?